ES (従業員満足度)・エンゲージメント の向上から経営の好循環サイクルをつくる!
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人手不足時代を乗り切る「ES経営の鉄則」ー帝国ニュースへ寄稿
 

ES(従業員満足度)・エンゲージメント向上のソリューション
業務の効率化

ゴールが明確化どうかで仕事の生産性は大きく変わる!

働き方改革でも必要な業務の効率化

昨今の人手不足を背景にES診断後の課題として「業務の効率化」といった性質のテーマが最近挙がってきやすくなっています。少ない人手であったとしてもパフォーマンスを落とすわけにはいきませんので、そうなると一人ひとりの業務負荷は重くなり、どこかでその歪みが生じてしまい、ESの低下にもつながってきます。

従って必要な人手をしっかりと確保していく採用活動は推進しながらも、一方で思うように採用ができないことも想定すると、業務そのものの効率化も同時に図らなければいけません。

前回(324日号)では古いスペックのPCでは効率が上がらず、ES診断後にPCの整備を行うケースも多いと執筆していましたが、先日ネット上で、「時代遅れで動きの遅い会社支給のPCは、年間19日分の従業員の仕事時間を奪っている」という記事を見かけました。

情報機器の不具合は働く人にとってとてもストレスフルなものですが、壊れていないものを買い替えるとなるともったいないという心理が働いてしまい、ついつい古いスペックのテクノロジーを壊れるまで使い続けてしまいがちになります。

紙詰まりするプリンターからアップデータが遅いソフトウェアまで、まだ壊れていないにしても老朽化したテクノロジーを使い続けることによって従業員の貴重な時間が奪われ、その結果ESの低下や長時間労働また残業代の発生など、様々な経営の機会損失が生まれてしまうということを、私たちはもっと強く認識する必要があるのかもしれません。

業務の効率化を図るゴール明示の原則

一般的なホワイトカラーの仕事というのは、仕事の遅れ・進み/良し・悪しがなかなか目には見えにくい仕事です。だからこそ生産性を管理することは難しく、気づかないところで問題が起きたり、非効率な仕事の進め方をしてしまうことがよくあります。こういったことを放置しておくと生産性は上がらず、残業や長時間労働といったES上の課題となってしまいます。

このような非効率な仕事の進め方を改善していくためには、「ゴール明示の原則」という生産性向上の考え方があります。これは、個々の仕事の「ゴール=完成仕上がり状態」をあらかじめ明確にした上で段取りを行い、仕事に着手するということです。

例えば、建物を建てるためには、建物の完成状態=ゴールを図面で明確にした上で必要な施工の工程を考え、実際の仕事に着手します。当たり前と言えば当たり前なのですが、実際にはこのゴールを明らかにした上でやるべきことを明確にするという仕事の設計がなされずに、ゴールが不明なままやるべきことから考えてしまうことで、生産性が上がらない非効率な仕事の仕方をしてしまっているところがあります。

また、何か会議や打ち合わせを実施するとき、ゴールが明確かどうかでこの会議や打ち合わせの生産性は大きく変わります。ゴールが単なる情報共有でいいのか、何か具体的な結論を出さないといけないのか、課題を抽出しないといけないのかなど、その会議や打ち合わせごとに多様なゴールがあるはずです。

こういった場合、ゴールとしてある特定の結論を出さないといけない会議や打ち合わせだったはずなのに、事前にゴールが明確にされ共有されていないと、単なる意見交換だけで会議や打ち合わせを実施すること自体が目的になってしまい、結局2回・3回と会議を重ねないといけない状況に陥りがちです。会議に参加する複数の社員の時間を奪ってしまい、トータルで考えるととても大きな機会損失となります。

会議や打ち合わせを行うことは、ゴールではなく、タスク(やるべきこと)なのに、ゴールが明確でないと、結果的に会議や打ち合わせを実施すること自体が目的になってしまうのです。

他の仕事も同様に、仕事に取り掛かる前にしっかりゴール(完成仕上がり状態)を明確にして取り組んでいけば、仕事の生産性は高まるものです。個人プレー的な仕事もそうですし、特にチームプレーで行う仕事などはそこに関わるメンバー全員の時間効率が上がるので、生産性向上の成果は大きいのです。

また、上司が部下に仕事を指示・依頼する際に、上司側からしっかりとしたゴールを明確にして依頼すること、また部下が上司から仕事を受ける場合、ゴールが何なのかをその上司としっかりすり合わせをし、共有することで仕事の手戻り・手直しは大幅に削減されます。

仕事はタスクありきではなく、ゴールありきなのです。やるべきことから入っていくとポイントを外したり、ムリ・ムダ・ムラが発生し、結果として非効率的な仕事の進め方をしていくことになってしまいます。

まずはゴールをしっかり明確にした上で、それからタスクを棚卸ししてから取り掛かると生産性の高い仕事ができるようになりますし、仕事の質自体の精度を高めてもくれます。そのために、1つの仕事に対して頭の中でゴールやタスクを色々考えるだけではなく、紙に書いてみることもお勧めしています。紙に書いてみることで自分の考えが整理でき、検討不足だった部分に気づけたりし、生産性の高い仕事の設計ができるようになってくるからです。

業務指示は極力午前中に

職場の中で業務指示や業務依頼を行う場合、業務効率の観点から極力午前中に行うことが望ましいです。私たちは日々コア業務以外に他者から依頼される様々な業務依頼や雑用によって仕事は中断され集中が切れることで、生産性の向上が難しくなる場合があります。

また、特に上司から終業間際に業務指示が下りてくると、たとえその内容が緊急性を伴っていないものであったとしても、上司からの指示・依頼ということで早めに処理しようとし、それが結果としてしなくてもいい残業になってしまうこともあります。

このようなことから業務指示や業務依頼は極力午前中に行う意識を持つことが、双方の仕事の生産性を高めることにつながっていきます。緊急を要するもの以外については、午後3時以降の業務依頼・業務指示を禁止するような社内ルールを運用している企業の事例もあり、実際に生産性向上の成果にもつながっています。

生産性向上のためには、仕事の受け手にもポイントがあり、1日の中であえて業務依頼や雑用を行う時間帯を自ら決め、こちらから積極的に自分への業務依頼がないかあらかじめ声掛けをしながら確認し、自ら決めた時間帯でこれらの内容を行うことで、本来のコア業務を周囲に邪魔されず高い集中力で行うこともできるようになります。

今月から新年度がスタートしましたが、日本政府が提唱している働き方改革が今後推進されていく中で、生産性の向上は必須事項になると思われますし、生産性向上の阻害要因がES低下の課題となるケースもあります。新年度の経営課題の1つとして「業務の効率化」を考えられてはいかがでしょうか?

2017年4月号帝国データバンク発行「帝国ニュース」での弊社代表志田貴史の執筆記事より)

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書籍の出版情報

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ES (従業員満足度)・エンゲージメントの専門家が書き下ろした書籍が3冊発売中!

会社概要

従業員満足度・エンゲージメント専門コンサルティング会社の代表、志田貴史です。

創業15年目となる、ES (従業員満足度) ・エンゲージメントに専門特化した、コンサルティング会社です。

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